Urgences, imprévus, sollicitations : reprendre le pouvoir sur son temps

Des outils concrets pour prioriser, s'organiser et agir efficacement, même dans l'urgence

Dans le secteur de la santé, le temps est une ressource sous haute tension. Entre les impératifs de sécurité, les sollicitations directes et la gestion administrative, le sentiment de « courir après le temps » est omniprésent. Pour les managers et les fonctions supports, ce défi est double : il s’agit de gérer son propre emploi du temps tout en restant le garant de l’organisation collective.

Cette formation propose de reprendre les commandes. Elle permet de clarifier son rôle, d’identifier les marges de manœuvre réelles et d’acquérir des méthodes éprouvées pour arbitrer entre l’urgent et l’important. L’objectif : passer d’une organisation subie à un pilotage serein et efficace, au bénéfice de l’institution et de la qualité des soins.

Objectifs

Comprendre les différentes dimensions du temps en milieu institutionnel.
Identifier les freins personnels et organisationnels à une gestion efficace.
Clarifier son rôle, ses missions et ses priorités réelles.
Gérer les interruptions et les sollicitations de manière constructive.
Utiliser des outils simples pour prioriser ses actions quotidiennes.
Mettre en place des pratiques concrètes pour mieux protéger son temps et son énergie.

Méthodologie

Formation interactive alternant apports ciblés, échanges d’expériences entre les différents métiers et mises en situation à partir de situations professionnelles réelles rencontrées par les participants.

L’accent est mis sur l’expérimentation d’outils simples, universels et directement applicables dès le retour en poste.

Programme

Comprendre le temps en milieu de soins

Identifier les différentes formes de temps : temps de l’institution (cadre), temps de l’usager (besoin) et temps individuel (ressenti).
Comprendre les principes clés de la gestion du temps dans un contexte de forte variabilité.
Distinguer la zone d’influence : ce qui est maîtrisable de ce qui ne l’est pas (lâcher-prise et action).

Clarifier son rôle et son fonctionnement

Clarifier ses missions et responsabilités : savoir ce que l’on attend de moi pour mieux s’organiser.
Distinguer l’activité planifiée de l’imprévu : comment intégrer la part d’aléa propre à son métier.
Repérer les « glissements de tâches » : identifier quand on sort de son rôle et l’impact sur sa propre charge de travail.
Identifier son profil de fonctionnement : connaître ses besoins et ses pics d’énergie pour mieux séquencer sa journée.

Identifier les freins et agir sur les leviers

Repérer les principales sources de perte de temps : les « chronophages » internes et externes.
Gérer les interruptions : apprendre à filtrer les sollicitations (collègues, téléphone, familles) sans nuire à la collaboration.
Adapter son mode de communication : savoir dire « non » ou « pas maintenant » avec diplomatie pour rester focalisé.

Des outils pour agir au quotidien

L’art de prioriser : utiliser des outils visuels pour distinguer l’urgent de l’important.
Mieux s’organiser techniquement : astuces pour la gestion des mails, des to-do lists, des post-its collés partout, des transmissions et de l’agenda.
Plan d’action individuel : définir deux à trois changements concrets à tester immédiatement sur le terrain.