Optimiser et rendre efficace les réunions de service
La réunion est un outil formidable qui est le point de rencontre entre la réflexion et l’action, l’humain et la technique professionnelle, le partage et l’écoute.
Conduire une réunion demande donc une forme de stratégie. Néanmoins, un sens auto-analytique du manager est indispensable afin d’en améliorer sans cesse les concepts et rendre ainsi la réunion d’équipe immanquablement constructive. Sans quoi ces réunions risquent d’être perçues comme une perte de temps et comme une source de frustration.
Cette frustration peut même mener à la réunionnite aigüe, et/ou chronique; une maladie dont les organisations mettent du temps à se remettre.
Pour éviter d’en arriver là, il faut avant tout définir clairement à la fois le contexte et l’objectif de la réunion (prise d’information, partage d’information, communication des conséquences d’un choix à faire, prise d’une décision,…).
Cette formation va vous donner des clés pour maximaliser le rendement de vos réunions.
Objectifs
- Créer une méthodologie de préparation et de conduite des réunions de service
- Améliorer la qualité et l’efficacité des réunions de service
- Favoriser la participation de l’équipe
- Se positionner en tant que manager et animateur
Méthodologie
Cette formation dynamique et interactive vous permettra d’apprendre comment aborder au mieux vos prises de paroles en public de manière efficace et impactante.
Programme
La dimension matérielle et logistique
- La préparation de la réunion : ordre du jour, réservation du matériel,…
- La détermination des enjeux et objectifs des réunions de service
- L’analyse du positionnement attendu du manager et de l’équipe
- La préparation des messages clefs et de son discours
L’organisation d’une réunion de service
- L’accueil de l’équipe : rappel de l’ordre du jour, de la durée, de la méthode…
- Les temps forts de la réunion organisés en fonction de l’objectif : informer, organiser, décider, recadrer,…
- La conclusion : rappel des points clefs et du travail de chacun
- L’organisation de la prise de note et la rédaction du compte-rendu
- Le rôle d’animateur : facilitation, régulation, production, décision,…
- Le rôle des participants : expression, organisation, participation à la prise de décision,…
La dimension relationnelle d’une réunion de service
- La dynamique de groupe : le fonctionnement d’une équipe
- La formalisation des messages clefs : les techniques pour informer, organiser, recadrer,…
- Le développement des interactions avec un groupe : les techniques pour faire participer, faire adhérer, faire proposer, solliciter l’équipe…
Les compétences indispensables du responsable
- Créer des outils d’animation de réunion de service
- Préparer, animer et stimuler les réunions de service
